Clarifier les responsabilités et obligations
Pour éviter les incompréhensions, la première règle consiste à clarifier qui fait quoi dans le club. Dans un contexte multisectoriel, certains membres sont habitués à déléguer ou à travailler avec un expert-comptable, tandis que d’autres gèrent eux-mêmes toute la paperasse liée à leur activité. Il devient alors indispensable de communiquer sur les rôles et les responsabilités de chacun :
– Qui est en charge de la trésorerie et de la comptabilité du club ?
– Qui gère la partie administrative (organisation des assemblées, rédaction des compte-rendus, suivi des démarches auprès du RNE) ?
– Qui prépare les contrats ou conventions éventuelles avec des partenaires extérieurs ?
– Quels sont les droits de vote et de prise de décision ?
En outre, prévoyez un paragraphe spécifique dans vos statuts ou dans votre règlement intérieur pour définir les sanctions ou mesures disciplinaires en cas de non-respect des obligations (versement des cotisations, respect de la charte du club, participation minimale aux réunions, etc.). Cette transparence permet de limiter les conflits et de gagner en efficacité. Pour consolider la cohésion, envisagez également un comité de pilotage représentatif des différentes formes juridiques. Chaque type de structure pourra ainsi faire valoir ses enjeux.
La notion de responsabilité civile et pénale
Même dans un club, la responsabilité des membres peut être engagée. Pour un club constitué sous forme associative, les dirigeants (président, trésorier) peuvent voir leur responsabilité engagée s’ils commettent une faute (par exemple en ne réglant pas une facture ou en détournant des fonds). Pour une SAS ou une SARL, la responsabilité est en principe limitée au montant des apports, sauf faute de gestion avérée.
Dans un cadre multisectoriel, certains participants sont salariés ou dirigeants de grandes entreprises, d’autres sont freelances ou artisans. Il est donc crucial de préciser que la responsabilité de chaque membre dans le club n’empiète pas sur son statut professionnel en dehors. Cela évite que quelqu’un ayant commis une faute dans sa société ne soit automatiquement poursuivi au sein du groupe, et inversement. Communiquez clairement sur ces distinctions pour prévenir tout malentendu.